Envío de respuestas

Introducción

Este apartado explica como se realiza la gestion de envíos de respuestas para los PQRS, estos envios pueden ser por correo electronico sertificado, por envio fisico o por publicación de la respuesta en la pagina web de la entidad.

A continuación se explicará como realizar el proceso.

Enviar respuesta

Para enviar un documento como respuesta, el usuario deberá seleccionar la opcion de Ver documentos en la vista del detalle de los PQRS, lo que desplegará una lista de documentos asociados al PQRS, en la cual podrá clikear el icono de Enviar respuesta para cada documento.

Al darle click al icono de Enviar respuesta se desplegará un modal en el cual se deberá seleccionar el tipo de envio que se va a realizar, el cual puede ser por correo electronico certificado, por envio fisico o por publicación en la pagina web de la entidad.

  • Puede selecionar un solo canal de envio o varios a la vez.

Los campos que tienen ( * ) justo al lado de su nombre se deberán digitar obligatoriamente. A continuación, se describirán campos básicos necesarios para la creación del envío.

  • Si selecciona Correo electrónico certificado

    • En el campo Nombre se digita el nombre de la persona a la cual se le va a enviar la respuesta.
    • En el campo Email se digita el correo electrónico de la persona a la cual se le va a enviar la respuesta.
    • En el campo Asunto se digita el asunto de la respuesta.

  • Si selecciona Correspondencia fisica

    • En el campo Centro poblado se digita el codigo divipola del detinatario.
    • En el campo Dirección se digita la dirección de la persona a la cual se le va a enviar la respuesta.
    • En el campo Telefono se digita el telefono de la persona a la cual se le va a enviar la respuesta.

Una vez que el usuario haya digitado la información correspondiente, hará clic en el botón Enviar documento.

Realizada esta acción, el sistema automaticamente realizara las tareas nesesarias para el envío.

Visualizar respuestas en la vista de detalle del PQR

Puede ver el estado del envio el en detalle del PQR.

La tabla de las respuestas enviadas por correo electrónico certificado contiene dos acciones posibles:

  • Actualizar estado: Esta acción actualiza el estado del envio de la respuesta desde el proveedor del servicio de correo electronico certificado, se debe ejecutar cuando se requiera ver el estado mas reciente del envio.
  • descargar el certificado envio de correos certificado: Permite descargar el certificado de envio de la respuesta y agregarlo como un documento de soporte del PQR y visualizarlo en su lista de documentos. Esta acción descarga el certificado de envio de la respuesta desde el proveedor del servicio de correo electronico certificado.